KTO KARATAY ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

Amaç

Madde 1- (1) Bu yönerge KTO Karatay Üniversitesi öğrencilerinin birlikte çalışma ortamı içerisinde; kendi öz değerlerimizden kopmadan, akılcı, sorumluluk sahibi, paylaşmayı bilen, kendine güveni olan, özgün ve üretken bireyler olarak yetişmelerine katkıda bulunmak amacıyla onaylanmış faal toplulukların kuruluş, işleyiş ve yapacakları etkinliklere ilişkin usul ve esasları düzenler.

Kapsam

Madde 2- (1) Bu yönerge KTO Karatay Üniversitesi’nde kayıtlı bulunan öğrencilerin oluşturdukları ve oluşturacakları toplulukların kuruluş, işleyiş ve sona ermelerine ilişkin esasları kapsar.

Dayanak

Madde 3- (1) Bu Yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 46. ve 47. maddeleri uyarınca ve 3 Şubat 1984 tarih ve 18301 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Yükseköğretim Kurumları, Mediko-Sosyal, Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Dairesi Uygulama Yönetmeliği’ne dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4- (1) Bu yönergede geçen tanımlardan;

 a) Üniversite: KTO Karatay Üniversitesini,

 b) Rektör: KTO Karatay Üniversitesi Rektörünü,

 c) Koordinatörlük: Sağlık, Kültür ve Sportif Aktiviteler Koordinatörlüğünü,

 ç) Topluluk: Üniversite Öğrenci Topluluklarını,

 d) Danışman: Öğrenci Topluluk Danışmanını,

 e) Genel Kurul: Öğrenci Topluluğu Genel Kurulunu,

 f) Başkan: Öğrenci Topluluğu Başkanını,

 g) Yönetim Kurulu: Öğrenci Topluluğu Yönetim Kurulunu,

 ğ) Denetleme Kurulu: Öğrenci Topluluğu Denetleme Kurulunu,

ifade eder.    

 

İKİNCİ BÖLÜM

Toplulukların Adı ve Amacı, Temel Prensipleri, Kuruluşu, Faaliyetleri, Sosyal Medya Sayfaları ve Topluluk Üyeliği

Topluluğun Adı ve Amacı

Madde 5- (1) Topluluğun adı amacını yansıtacak nitelikte olmalıdır. Aynı birimde aynı isimde ve/veya aynı amaca yönelik birden fazla öğrenci topluluğu kurulamaz. Ayrıca her topluluk esas amaca yönelik faaliyette bulunmak zorundadır. KTO Karatay Üniversitesi ve ilgili fakülte adının topluluk adında yer alması durumunda, topluluğun yaptığı etkinliklerden KTO Karatay Üniversitesi ve ilgili fakülte yasal ve mali olarak sorumlu değildir. Topluluklar faaliyetlerine kuruldukları isimleriyle devam ederler, sonradan topluluk ismi değiştirilemez.

Başvuru ve Kuruluş

Madde 6- (1) Öğrenciler, topluluk kurma işlemleri için başvuru evraklarını Akademik Yıl içinde Güz ve Bahar Dönemleri açılış tarihlerinden itibaren bir ay içinde Koordinatörlüğe teslim ederler.

(2) Öğrenciler topluluk kuruluşuna ilişkin başvuru dilekçesini (Ek1), en az on dört kişilik kurucu üye bildirim formu ve görev dağılımını (Ek2), danışman kabul formunu (Ek3), topluluğun amacını, etkinlik alanı, çalışma esaslarını, iç işleyişini düzenleyen ve bu yönergeye tam uygunluğunu belirten topluluk tüzüğünü (Ek4), bir yıllık faaliyet takvimini (Ek5) Koordinatörlüğe sunar.

(3) Rektörlük, kuruluş şartlarının varlığını topluluğun iç tüzüğünü ve yapılacak faaliyetleri inceleyerek topluluğun kuruluşuna ilişkin karar verir.

(4) Topluluk kuruluşunun ardından otuz gün içinde akademik danışman gözetiminde yönetim kurulu olarak ilk genel kurul toplantılarını gerçekleştirir. İlk genel kurul toplantısını gerçekleştirmeyen topluluklar kurulmamış kabul edilir.

Topluluklara Üye Olma Koşulları

Madde 7- (1) Ders kaydını yaptıran her öğrenci topluluklara üye olmaya hak kazanmıştır. Öğrenciler istedikleri topluluğa üye olmakla birlikte birden fazla topluluğa da üye olabilirler. Ancak birden fazla topluluğun yönetim kuruluna dâhil olamazlar.

            (2) Üniversite mezunları topluluk yönetim kurulu kararı ile fahri üye olabilirler. Fahri üyeler topluluk organlarında görev alamazlar ve oy kullanamazlar, ancak topluluk etkinliklerinde görev alabilirler.

(3) Her üyenin topluluktan ayrılma hakkı saklıdır. Ayrılma dilekçesinin yönetim kuruluna sunulmasıyla üyelik hakkı düşer.

Topluluk İnternet/Sosyal Medya Sayfası

Madde 8- (1) Üniversite internet sayfasında; topluluğun ismi, iletişim bilgileri, sosyal medya adresleri faaliyet kapsamları, amaçları, üyelik koşulları ve topluluk organları açık şekilde belirtilir. Topluluk internet sayfası, sosyal medya sayfaları sorumluluğu topluluğun yönetim kuruluna aittir. Topluluk sosyal medya sayfaları aylık olarak güncellenir.

Faaliyetler/Etkinlikler

Madde 9- (1) Topluluklar her akademik yılbaşında en geç 15 Ekim’e kadar yıllık etkinlik takvimini Koordinatörlüğe bildirir.

(2) Topluluk yapacağı etkinlikler için danışmanın yazılı onayı ve başkanın/yönetim kurulu üyesinin Etkinlik Başvuru Talep Formu ile 15 gün önceden Koordinatörlüğe başvurur.

(3) Yönetim Kurulu ve denetleme kurulu dâhil kayıtlı üye sayısı on dördün altına düşen toplulukların etkinlik yapmalarına izin verilmez.

Faaliyet Yasağı

Madde 10- (1) Topluluklar, tüzel kişilik olarak; siyasi parti, dernek, sendika gibi yapılanmaların desteklenmesi amacıyla buralara üye olamaz, bu yerler adına gösteri ve açıklama yapamazlar.    

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Topluluk Organları ve Görevleri

Topluluk Organları

Madde 11- (1) Öğrenci topluluklarının organları şunlardır:

a) Topluluk Başkanı

b) Topluluk Danışmanı

c) Topluluk Genel Kurulu

ç) Topluluk Yönetim Kurulu

d) Topluluk Denetleme Kurulu

Topluluk Başkanı ve Görevleri

Madde 12- (1) Topluluk başkanı, genel kurul tarafından oy çokluğuyla bir akademik yıl için seçilir. Görev süresi dolan başkan tekrar aday olup seçilebilir. Topluluk Başkanı yönetim kuruluna başkanlık eder, genel kurul kararlarını Danışmana ve Koordinatörlüğe yazılı olarak bildirir.

Topluluk Danışmanı ve Görevleri

Madde 13- (1) Topluluğun kurucu üyeleri veya yönetim kurulu topluluk çalışmalarına danışmanlık yapması amacıyla üniversitenin öğretim üye ve elemanları arasından bir elemanı Danışman olarak seçer.

(2) Topluluğa danışmanlık yapmayı kabul eden öğretim üyesi/elemanı bir onay yazısını topluluk kuruluşu için gerekli diğer evraklarla birlikte topluluk başkanı aracılığıyla Koordinatörlüğe bildirir. Rektörlük kabul beyanını inceleyerek ilgili öğretim üyesini/elemanını topluluğa danışman olarak atanması için karar verir.

(3) Topluluğun yapacağı faaliyetler öncelikle danışmana bildirilir. Bildirilmeyen faaliyetler geçersiz sayılır. Danışman topluluk faaliyetlerinin yeniden düzenlenmesini ya da değiştirilmesini isteme, onay vermeme yetkisine sahiptir.

 

Genel Kurul ve Görevleri

Madde 14- (1) Genel Kurul; topluluğun üst karar organı olup tüm üyelerden oluşur. Yılda en az iki kez olmak üzere akademik yılbaşında ve yılsonunda toplanır. Akademik yılbaşında etkinlik takvimini belirler ve Koordinatörlüğe sunar. Yılsonunda ise topluluğun dönem sonu raporunu, gelir gider çizelgesini ve Denetleme Kurulunun raporlarını inceler, karara bağlar.

(2) Toplantı tarihi ve gündemi üyelere, danışmana ve Koordinatörlüğe en az 15 gün önceden yazılı olarak bildirilir. Toplantıya katılacak üyeler yönetim kurulunca düzenlenmiş listeleri imzalayarak toplantıya katılırlar. Çoğunluğun tutanakta belirlenmesi zorunludur.

(3) Faaliyet raporlarını görüşerek onaylamak, gelecek akademik yıla ait faaliyet planını ve çalışma ilkesini belirlemek, yönetim kurulunun üyelikten çıkartmaya ilişkin taleplerini görüşmek Genel Kurulun görevleri arasındadır.

Yönetim Kurulu

Madde 15- (1) Yönetim Kurulu; Genel Kurul tarafından Genel Kurul üyeleri arasından seçilen 5 asil ve 5 yedek üyeden oluşur. (1 Başkan, 1 Başkan Yardımcısı, 1 Muhasip Üye, 1 Yönetim Kurulu Üyesi). Her dönem en az bir defa toplanır. İlk toplantısında Başkan, Başkan Yardımcısı ve Muhasip Üyeyi seçer.

(2) Kararlar oy çokluğuyla alınır. Mazeretsiz iki kez Yönetim Kurulu toplantısına katılmayan üyenin Yönetim Kurulu üyeliği kendiliğinden sona erer. Yönetim Kurulu en az üye sayısının salt çoğunluğu ile toplanır. Salt çoğunlukla toplanıldığı zaman karar yeter sayısı yarıdan bir fazladır. Yönetim Kurulu üyesi bir topluluğun yönetiminde bulunabilir ancak başka bir topluluğun üyesi olabilir. Toplantıya Topluluk Başkanının katılmaması durumunda Başkan Yardımcısı başkanlık yapar.

(3) Topluluk yönetim kurulu üyelerinin disiplin cezası almamış olmaları şartı aranır.

Yönetim Kurulunun Görevleri

            Madde 16- (1) Yönetim kurulu görevleri aşağıdaki gibidir;

a)      Genel kurul toplantılarının gün, saat ve yerini belirlemek,

b)      Topluluğu genel kurula çağırmak,

c)      Genel kurulun yapılmasını sağlamak,

d)     Üye kabul etmek,

e)      Genel kurulun aldığı kararların uygulanmasını sağlamak,

f)       Projeler geliştirmek ve katılımı teşvik etmek,

g)      Topluluk çalışmalarına ilişkin genel kurul üyelerini bilgilendirmek,

h)      Yönetim kurulu karar ve üye defterini tutmak,

i)        Faaliyet raporlarını ve planlarını hazırlamak ve ilgili yerlere ulaşmasını sağlayarak arşiv oluşturmak, 

j)        Topluluk sosyal medya üyeliklerini yönetmek.

Denetleme Kurulu ve Görevleri

Madde 17- (1) Denetleme Kurulu; Genel Kurul tarafından yönetim kurulu üyesi olmayan topluluk üyeleri arasından seçilen 3 asil 3 yedek üyeden oluşur. Kendi arasından bir üyeyi başkan seçerler.

Denetleme Kurulu Görevleri

Madde 18- (1) Denetleme Kurulu görevleri aşağıdaki gibidir.

a)      Topluluğun gelir ve giderlerini, tüm nakit ve nakit benzeri mevcutlarını, tutulması zorunlu defterlerini kontrol etmek, demirbaş eşyaların durumunu incelemek.

b)      Yönetim Kurulu çalışmalarını denetleyerek, Genel Kurula ve Koordinatörlüğe sunmak üzere rapor hazırlamak.  

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Toplulukların Disiplin ve Kapatılma İşlemleri

Madde 19- (1) Topluluk etkinlikleri kapsamında topluluk amaçlarına ters düşen ya da Öğrenci Disiplin Yönetmeliğine aykırı davranışlarda bulunan öğrenciler hakkında topluluk danışmanı, Yönetim Kurulu önerisi üzerine Rektörlük makamının onayı ile Öğrenci Disiplin Yönetmeliği uyarınca işlem yapılır.       

(2) Topluluk Yönetim Kurulu üyelerinin disiplin soruşturması geçirip ceza alması halinde Koordinatörlük önerisi ve Rektörlük onayı ile 1 akademik yıl yönetimle ilişiği kesilir.

           (3) Topluluk etkinlikleri kapsamında topluluğun bu yönergeye aykırı ve topluluğun kendi tüzüğünde belirtilen kuruluş amaçlarından farklı etkinliklerde bulunduğunun kesinleşmesi durumunda, topluluk Koordinatörlük önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.

(4) Bir öğrenim yılında amacına uygun en az üç (ilk dönem 1, ikinci dönem 2) etkinlik yapar. Bir yıl içinde en az iki etkinlik gerçekleştirmemiş olması halinde ve çalışma raporunu (yıllık rapor) en geç 15 Haziran’a kadar ve etkinlik programını her öğrenim yılının ilk ayı sonuna kadar Koordinatörlüğe vermeyen ve topluluk tüzüğünde belirtilen sürede Yönetim Kurulunu seçmeyen topluluk Koordinatörlüğün önerisi ve Rektörlük onayı ile yazılı olarak uyarılır.

(5) Dördüncü fıkrada belirtilen belgelerin bir sonraki öğrenim yılında da Koordinatörlüğe verilmemesi durumunda topluluk, Koordinatörlüğün önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır. Gerekli çalışmaları yapmadığı için uyarılan topluluk bir sonraki dönem içinde de çalışma yapmazsa ya da Yönetim Kurulunu seçmezse Koordinatörlük önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.

(6) Genel Kurul yılda en az iki kez olmak üzere akademik yılbaşında ve yılsonunda toplanmaz ise Koordinatörlük önerisi ve Rektörlük onayı ile yazılı olarak uyarılır. Bu durum ikinci kez tekrar ederse topluluk, uyarılmaksızın Koordinatörlük önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.

(7) Topluluk akademik danışmanının görevinden ayrılması halinde, yeni akademik

danışmanın en geç bir ay içinde belirlenmesi gerekir. Yeni akademik danışmanın, eski danışmanın ayrılma tarihinden itibaren en geç bir ay içinde belirlenmemesi durumunda topluluk uyarılır, bu durum uyarıdan sonraki ikinci ayın sonuna kadar devam ederse topluluk, Koordinatörlük önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.

Kapatılan Toplulukların Durumu

Madde 20- (1) Kapatılan topluluklar aynı isim altında bir yıl süreyle tekrar açılamazlar. Eğer topluluk aynı isimle yeniden açılmak isteniyorsa kapatılan topluluğun yönetim kurulunun görev almaması şartı ile izin verilebilir. Kapatılan topluluğun tüm defter, demirbaşları ve nakdi varlıkları öğrenci topluluklarında kullanılmak üzere Koordinatörlüğe teslim edilir.

Kapatılan Topluluk Üyelerinin Durumu

Madde 21- (1) Üniversite tarafından feshedilen bir topluluğun, fesih nedenine bakılmaksızın, yönetim kurulu üyeleri iki yıl süreyle herhangi bir topluluğun yönetim kurulunda görev alamaz, bir yıl süreyle genel kurulunda bulunamazlar.

Uyuşmazlıkların Karara Bağlanması

Madde 22- (1) Topluluklarla ilgili her tür uyuşmazlıklar Sağlık, Kültür ve Sportif Aktiviteler Koordinatörlüğü ve Rektörlükçe karara bağlanır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Gelirler, Giderler, Sponsorluklar ve Tutulması Zorunlu Defterler

Gelirler

Madde 23- (1) Toplulukların gelirleri şunlardır;

a)      Üyelik aidatları (her akademik yıl için bir defaya mahsus toplanabilir),

b)      Her türlü bağış ve yardımlar,

c)      Sponsor desteği (her bir etkinlik için sponsor desteği etkinlik maliyetinin %25’inden az olamaz),

ç) Gelir getirici faaliyetlerden elde edilecek gelirler.  

(2) Toplanacak her türlü gelirin belgelenmesi zorunludur. Topluluklar harcamalarını belgelendirmek amacıyla gelir-gider defteri tutmak zorundadır. Akademik yılsonunda faaliyet raporu ile birlikte gelir-gider defterini Koordinatörlüğe teslim ederler. Akademik yıl devam ederken gerektiğinde gelir gider defterinin ibraz edilmesi zorunludur.

(3) Topluluklar gelirlerini öncelikle üye aidatı ve sponsor aracılığıyla karşılamakla yükümlüdür. Ancak etkinlikler için gelirlerin yeterli olmadığı durumlarda KTO Karatay Üniversitesi toplulukların bütçesine etkinlikleri kapsamında, projeler dâhilinde mali destekte bulunabilir.

Giderler

Madde 24- (1) Öğrenci topluluk faaliyetlerinin yürütülmesi için gerekli olan harcamalar topluluğun elde ettiği gelir ile denk düşmek şartıyla yapılır. Topluluğun yapacağı tüm harcamaların belgelenmesi zorunludur. Tüm harcamalar gelir ve gider durumuna göre topluluk adına topluluk saymanı tarafından tutulacak bir gelir gider defterinde takip edilir.

Sponsorluklar

Madde 25- (1) Topluluklar etkinliklerine mali kaynak sağlayabilmek amacıyla çeşitli özel ve kamu kurum ve kuruluşlarından her bir etkinlik için etkinlik maliyetinin %25’inden az olmamak kaydıyla sponsorluk desteği alırlar.

(2) Sponsorluk hizmeti almadan önce yapılacak işbirliğinin ve sağlanacak desteğin mahiyeti hakkında Danışmana ve Koordinatörlüğe bilgi verilmelidir.

(3) Sponsorluk alınacak kuruluşların yaptıkları etkinlikler ve tanıtım çalışmaları yönergeye uygun olmalıdır. Sponsorluk anlaşması Üniversiteye yasal ve mali sorumluluk doğurucu nitelikte olamaz. Alkol ve tütün ürünleri üreten ve pazarlayan şirketlerin sponsorluk önerileri kabul edilmez. Sponsor kuruluşlardan alınan mali destek Danışman nezdinde topluluk adına açılacak hesaba yatırılarak takibi yapılır.

Tutulması Zorunlu Defterler

Madde 26- (1) Toplulukların tutması zorunlu defterler aşağıda sıralanmıştır.

a)      Asil Üye kayıt defteri,

b)      Gelen Giden evrak defteri,

c)      Gelir Gider defteri,

d)     Genel Kurul ve Yönetim Kurulu karar defteri,

e)      Demirbaş kayıt defteri,

f)       Yıllık faaliyet planı defteri.

 

 

 

ALTINCI BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

Madde 27- (1) Bu yönerge 25.11.2015 tarih ve 12/9 numaralı Senato kararı ve 27.11.2015 tarih, 11/3 numaralı Mütevelli Heyet Kararı ile yürürlüğe girmiştir. 

Madde 28- (1) Bu yönerge hükümlerini KTO Karatay Üniversitesi Rektörü yürütür.