Yazı İşleri ve Kargo Ofisi, üniversitemize diğer kamu kurumları, tüzel kişiler ve özel kişiler tarafından gönderilen resmi yazıların, dilekçelerin ve diğer taleplerin Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden evrak kayıtlarının yapılarak ilgili kişi ve birimlere sevk edilmesi, üniversitemizden diğer kamu kurum ve kuruluşlarına, özel kurumlara ve kişilere resmi yazıların hazırlanarak gönderilmesi, KEP işlemlerinin yürütülmesi, Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) yönetilmesi, Senato ve Üniversite Yönetim Kurulu toplantı hazırlıklarının yapılması, alınan kararların yazılması ve dağıtılması, arşiv faaliyetlerinin kanun ve yönetmelikte belirtilen kurallar doğrultusunda yapılmasının koordine edilmesi ve denetlenmesi, Üniversite posta-kargo işlemlerinin yürütülmesi ve takibinin yapılması amacıyla KTO Karatay Üniversitesi Ana Yönetmeliğinin 35. maddesi gereğince 20.04.2020 tarihinde kurulmuştur. GÖREV ALANLARI Dilekçeleri izlemek ve sonuçlandırmak. Üniversitemize kurum içi ve kurum dışından iletilen tüm evrakların Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden iş akışının hızlı, etkin bir biçimde yürütülmesini sağlamak. Rektörlük ve Genel Sekreterliğin yazışmalarını yürütmek. Tüm kamu kurum ve kuruluşlardan gelen günlü, acil, önemli yazıların yazışmalarını ve takibini yapmak, ilgili birimlere aciliyetine göre görev atama, faks veya e-e-posta ile bilgilendirme işlemlerini yürütmek. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden, evrak iş akışlarında üniversitemizin idari ve akademik birimlerinin verimli, düzenli, koordineli ve uyumlu çalışmasına katkıda bulunarak hizmet kalitesini arttırmak. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile ilgili sorunlara çözüm bulmak, gerektiğinde sistem yazılımcısı firma ile iletişime geçip sorunu çözmek ve kullanıcıyı bilgilendirmek. Tüm kamu kurum ve kuruluşları ile KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi üzerinden doküman alışverişinin (resmi yazıların) hızlı, etkin ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak. Kurum ve yönetici bilgilerinin Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) veri girişlerini yapmak. Üniversitemiz akademik-idari teşkilatında yeni kurulan veya kapatılan birimlerin KAYSİS (Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi) kaydının yapılması, ilgili birime devlet teşkilat numarası tanımlanması ya da daha önce tahsis edilen numaranın sistemden silinmesini sağlamak. Üniversitemiz genelinde elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulacak belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlemek. İhtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkânı sağlamak amacıyla; Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı'nın üniversitemizin bütün birimlerini kapsayacak şekilde uygulanmasını ve belgelerin Devlet Arşivleri Başkanlığının belirlediği usul ve esaslara uygun olarak imha edilmesini sağlamak. Arşiv faaliyetlerinin kanun ve yönetmelikte belirtilen kurallar doğrultusunda yapılmasını koordine etmek ve denetlemek. Üniversite bünyesinde bulunan Kurul/Komisyon/Birimlerin kurulmasının takibi, görevlendirme yazılarının yazılması ve ilgili birimlere duyurulmasını sağlamak. E-tebligat işlemlerinin takibini yapmak. Üniversitemizde ilgili kişilerin e-imza taleplerini almak ve sürecin takibini sağlamak. Posta-kargo işlemlerinin yürütülmesi ve kargo sözleşmelerinin takibini yapmak, Üniversite Senatosu ve Üniversite Yönetim Kurulu toplantıları ile ilgili gündem ve toplantı dosyalarını hazırlamak, alınan kararları yazmak ve arşivlemek, ilgili birimlere duyurularının yapılmasını sağlamak.
