Amaç KTO Karatay Üniversitesi, kurumsal çalışanları, akademisyenleri, öğrenci ve velileri başta olmak üzere tüm paydaşları ve tüm kamuoyunu doğru olarak bilgilendirilmelerini sağlayacak etkin bir bilgilendirme politikası izlemektedir. Üniversite tarafından yürütülen her türlü faaliyet üniversite web sayfası ve kurumsal sosyal medya hesaplarından duyurulmaktadır. Bu kapsamda gerek eğitim-öğretim, gerekse araştırma ve yönetim süreçlerine ilişkin etkinlikler düzenli bir şekilde yayınlanmakta ve kamuoyunun bilgisine sunulmaktadır. Bilgilendirme Araçları Web Sitesi Medya ve Basın Açıklamaları Gazete ve Bültenler Sosyal Medya Hesapları Faaliyet Raporu Stratejik Plan Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu Kurum İç Değerlendirme Raporu Sorumluluk KTO Karatay Üniversitesi kamuoyu aydınlatması ve bilgilendirme politikasında izlenecek yolun belirlenmesi, bu yolun gözetimi ve geliştirilmesi konularından sorumlu kişi ve birimler Mütevelli Heyet Başkanı, Mütevelli Heyet Üyeleri, Rektör ve Genel Sekreterdir. KTO Karatay Üniversitesi’nin Haber Anlayışı-Basın Bülteni Gazetecilik, kamuoyunu doğru, çok yanlı, çok boyutlu, hızlı, inanılır ve güvenilir bir şekilde bilgilendirme mesleğidir. Basın bülteni ise kısaca; belirli bir formatta yazılan kişi/kişiler, şirket, kurum/kurumlar ve etkinlikler ile ilgili duyuruların kısa/öz metnidir. Doğru hazırlanmış bir basın bülteni, hedef kitleye/amaca uygun biçimde mesajı doğru ve etkili şekilde iletilmesinde çok etkili/yardımcı olmaktadır. Öncelikle, basın bülteni bir haberdir ve hedef kitleye bilgi veren standart bir formattır. Kurumsal makale ya da haber yazımında kurumun kimliğine zarar getirecek yazı tiplerinden uzak durarak, kurumsal itibarı yükseltmek adına gerekli hedef kelime ya da anahtar kelimeler yerli yerinde kullanılmaktadır. Üniversite kurumsal yapısı içerisinde Kurumsal İletişim ve Tanıtım Direktörlüğü, basın bülteninin içeriğine karar verir. KTO Karatay Üniversitesi, bünyesinde zengin bir haber ağına sahiptir. Fakülteler, yüksekokullar, meslek yüksekokulları ve akademik insan kaynağı bu zenginliğin birer parçasıdır. Ülkedeki ve dünyadaki güncel gelişmeleri yakından takip eden Kurumsal İletişim ve Tanıtım Direktörlüğü, gündemi değerlendirmek amacıyla akademisyenleri ve medyayı bir araya getirmektedir. Sağlık, ekonomi, ticaret, sanayi, enerji başta olmak üzere pek çok konuda KTO Karataylı akademisyenler medya kuruluşları vasıtasıyla görüşlerini kamuoyu ile paylaşmakta, bu durum KTO Karatay Üniversitesi markasına bilinirlik ve prestij olarak geri dönmektedir. KTO Karatay Üniversitesi’nde habercilik geçmişine sahip çalışanların bünyesinde olması avantajı ile ‘haber dili’ ile basın bültenleri hazırlanmaktadır. Bültenlerde ifade edilmek istenilen konu ya da konuları doğrudan aktarmak adına üniversiteye ait oluşturulmak istenen imaj doğrudan kaleme alınır. Bültenlerde haber değeri taşıyan düşünceler, etkinlikler, stratejiler ve olayların basına duyurulması amaçlanır. Ayrıca basın bültenleri, konuyla ilgili fotoğraf ve görsellerle de desteklenir. Kurumsal kimlik stratejisi kapsamında mutlaka logonun da yer aldığı antetli şekilde haberler basına servis edilir. Bir diğer önemli iş ise yayınlanan bültenleri takip etmektir. Bu anlamda medya takip merkezi ile olan anlaşma sayesinde haberlerin hangi mecralarda çıktığı günlük olarak öğrenilir. Hangi gazetede ne kadar yer alındığı, hangi haber sitelerinin haberi kullandığı, hangi basın kuruluşlarının bültene ilgi gösterdiği takip edilir. Kamuoyunu Bilgilendirme Kriterleri KTO Karatay Üniversitesi, kamuoyunu aydınlatmak için yıllık faaliyet raporunu, web sayfasını, basın bültenlerini, televizyon kanallarını, sosyal medya kanallarını, broşürleri, tanıtım filmlerini yöntem ve araç olarak kullanır. Üniversiteye yapılan yazılı başvurular öncelikle evrak kabul bölümünde numaralandırılarak teslim alınır, ilgili birim yöneticisiyle paylaşılır ve yazılı olarak evrak numarası belirtilerek cevap verilir. Üniversite, akademik ve idari personeli kapsayacak şekilde çalışanları ile ilgili bilgileri kişisel verilerin korunması ile ilgili düzenlemeler kapsamında üçüncü kişi ve kurumlarla paylaşmaz. Adli makamlarca üniversite çalışanları ile ilgili resmi olarak talep edilen bilgiler, kanunlar çerçevesinde bildirilir. Üniversite, tüm çalışanlarını ve öğrencilerini üniversite bünyesinde yapılan çalışmalar kapsamında yıllık bazda hazırladığı raporlar, bültenler ve genel katılıma açık toplantılar ile bilgilendirir. Üniversiteyi geleceğe daha güçlü taşımak adına görüşlerinden fayda sağlanan dış paydaşlarla fakülteler, üniversite bünyesinde yılda en az bir kez toplanır. Bu tür toplantılar iştirak edenlerin rahatça söz alabildikleri, izleyicilerin de kabul edildiği açık ve katılımcı bir ortamda yapılır. Üniversite, mezunlarıyla iletişimini periyodik olarak sürdürür. Üniversite – öğrenci toplantıları kurumsal düzeyde ve düzenli olarak yapılır. KTO Karatay Üniversitesi periyodik olarak hazırlamış olduğu bir önceki eğitim-öğretim yılına ait faaliyetleri içeren Faaliyet Raporunu ve bir önceki eğitim ve öğretim yılına ait üniversite öz değerlendirmelerini içeren Kurum İç Değerlendirme Raporunu mayıs ayı içerisinde basılı halde ve kurumsal web sitesi üzerinden kamuoyu ile paylaşır. KTO Karatay Üniversitesi birimlerince belirli periyotlar çerçevesinde gazete, dergi ve bültenler hazırlanarak web sitesi üzerinden ve/veya basılı halde kamuoyu ile paylaşılır. KTO Karatay Üniversitesi sosyal sorumluluk ilkesiyle birlikte benimsemiş olduğu şeffaflık anlayışıyla kurumsal web sitesi üzerinden stratejik planlar, faaliyet raporları, iç değerlendirme raporları, yönergeler, yönetmelikler, bilgilendirme dokümanları… vb. herkesin ulaşabileceği şekilde yayınlar. KTO Karatay Üniversitesi, bilgilendirme ve paylaşım amacıyla aşağıdaki sosyal medya kanallarını kullanır: Twitter: https://twitter.com/ktokaratay Facebook: https://www.facebook.com/KaratayUniversitesi/ Instagram: https://www.instagram.com/ktokaratayuniversitesi/ LinkedIn: https://tr.linkedin.com/school/ktokaratay/ Youtube: https://www.youtube.com/user/KARATAYUNIVERSITESI Bu sayfaların yönetimi KTO Karatay Üniversitesi’ne aittir ve Kurumsal İletişim ve Tanıtım Direktörlüğü tarafından yürütülür. Kriz ve Yönetimi Uygunsuz bir şekilde davranan ya da konuşan bir çalışan, kurumda yaşanan herhangi bir aksaklık veya bazı hizmetlerin verilememesi gibi durumlar söz konusu olabilir. Faydalanıcılardan biri, kuruluştan gördüğü muameleden memnun kalmayabilir ve bu durumu yerel ya da ulusal medyaya bir şekilde yansıtabilir. Kurumla ilgili kötü bir haber, kamuoyu tarafından duyulduğunda bu durum krize dönüşebilir. Bir kriz durumunda iletişimde dikkat edilen noktalar: Krizi atlatmakta, iletişim çok önemlidir. İvedilikle harekete geçerken iletişim kanallarının doğru kullanılması, krizin büyümeden çözülmesini sağlayabilir. Tam tersi bir durum ise krizi hiç yoktan büyütebilir. Proaktif davranarak kontrolü ele almak, basına doğru bilgi vermek gerekecektir. Aksi takdirde medya, kendi hikâyesini yazabilir. Başarılı kriz iletişiminin amacı; kurumun, normal çalışma şekline döndüğünü, krizin kontrol altına alındığını, kurumun kendisi için önemli olan insanlardan destek görmeye devam ettiğini göstermektir. Kriz iletişiminin yanlış yönetilmesi, her şeyin daha da kötüye gitmesine neden olabilir. Mesajlar yanlışsa veya kurum bir kaosa sürüklenmiş gibi görünüyorsa, bu kurum için iyi değildir. Ayrıca bu durumda, medyanın eline bir olumsuz hikâye daha geçmiş olur. Her kriz farklıdır; yine de kilit mesajlarını oluştururken dikkate alınan 4 ilke vardır: Empati: İnsanlara, söz konusu durum karşısında neden kızgın/üzgün/şaşırmış olabileceklerinin anlaşıldığı gösterilir. Bağlam: Kişisel durumu, sektörde veya benzer kuruluşlarda yaşanan gelişmelerle ilişkilendirilerek açıklama yapılır. Eylem: Kuruluşun, krizi en iyi şekilde yönetmek için neler yaptığı hakkında bilgi vermek ve yeri geldiğinde bu meseleyle nasıl başarılı bir şekilde başa çıktığıyla ilgili bazı örnekler gösterilir. Şeffaflık: Açık ve dürüst olmak en önemli davranıştır. Dürüst olarak, gerçek bir kriz durumunda dahi hataları kabul ederek ve bu hataya yol açan nedenleri net biçimde açıklayarak insanların kafalarında oluşan soru işaretleri aydınlatılır. Basın ve Yayın Organlarında Çıkan Haberler Karşısında İzlenecek Uygulama KTO Karatay Üniversitesi Kurumsal İletişim ve Tanıtım Direktörlüğü, yıllık iletişim planı çerçevesinde basın ve yayın organlarında nasıl yer alacağını belirler. Medya kuruluşunun hizmet alanını dikkate alarak medyada yer alma planı yapar; çalışanlarını, paydaşlarını bilgilendirir ve uygular. KTO Karatay Üniversitesi tarafsızdır. Yalnızca eğitime taraftır. KTO Karatay Üniversitesi, destek aldığı medya takip ajansı aracılığıyla ulusal ve yerel medyada yer alan her türlü basılı, görsel ve dijital haberin takibini gerçekleştirir ve medyada yer alan tüm haberler üniversite yönetimiyle paylaşılır. Asılsız Haber ve Dedikodular KTO Karatay Üniversitesi tarafsızdır, genel olarak eğitim ve özel olarak faaliyet alanı dışında kalan hiçbir konuda görüş belirtmez. Vakıf, kurumsal itibarını ve marka değerini korur ve yan yana geleceği her türlü marka, kişi ve kurumu özenle seçer. Medyada iradesi ve kontrolü dışında yer aldığı asılsız ve mesnetsiz haber/yorumlar karşısında, yer almanın içeriğine bağlı olarak ilgili medya kişi ve kurumları ile iletişime geçer ve yayının düzeltilmesi konusunda girişimde bulunur. Kurumsal hesaplar dışında paylaşılan yazılardan KTO Karatay Üniversitesi sorumlu değildir. Üniversite, kurumsal dergi, tanıtım broşürleri ya da medya haberlerinde kullanılan görselleri sadece yapılan faaliyetleri kamuoyuna duyurmak amacıyla kullanır. Üniversite, medyada yer almanın içeriğine bağlı olarak kurumsal itibarının zarar görmesi ve kamuoyunu yanlış yönlendirme/bilgilendirme ve algı oluşturma söz konusu ise yasal yollara başvurur. Diğer Medya: Kurumsal İletişim ve Tanıtım Direktörlüğü tarafından yıl içinde duyurulması gerekli görülen gelişmelerle ilgili yazılı ve görsel medyaya kontrollü haber akışı sağlanarak, kamuoyu detaylı biçimde bilgilendirilir. Yaşanan gelişmelerin içeriğine bağlı olarak, bu bilgilendirme basın toplantısı yoluyla da yapılabilir. Basın tarafından, yaşanan çeşitli gelişmeler ve genel akışla ilgili olarak gelen sorular ya da bilgi talepleri ise yazılı olarak değerlendirmeye alınır ve mutlaka olumlu ya da olumsuz yanıt verilir. Kurumsal yönetim anlayışının benimsenmesi amacıyla üniversite aktif bir medya stratejisi izler. Basın toplantıları ve medya grubu ziyaretleri ile gündem konusunda bilgi aktarılır. Bilgi Vermeye Yetkili Kişiler: Yukarıda yer alan kamuoyuna yapılan açıklamalar dışında üniversitede kamuoyu bilgilendirmeden sorumlu ve imza yetkisine sahip kişiler Mütevelli Heyeti Başkanı Selçuk Öztürk ve Rektör Prof. Dr. Fevzi Rifat Ortaç’tır.
